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Meeting Madness (Teil I)

Meetings sind aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Sie stellen einen nicht unerheblichen und unumgehbaren Teil des täglichen Arbeitstags vieler Arbeitnehmer dar. Obwohl Meetings zweifellos von Relevanz sind, mangelt es ihnen häufig an Effektivität und teilweise auch an Notwendigkeit. Unproduktive oder zu viele Meetings führen zu monetären Defiziten für Unternehmen. Für Mitarbeitende bedeuten eine Vielzahl an Meetings ein erhöhter Arbeits- und Zeitdruck bei anderen relevanten Aufgaben. Doch was sagen die Statistiken im Kontext Meetingeffizienz und -notwendigkeit und wieso erfahren Meetings oftmals eine negative Reputation? 

Geschäftliche Meetings zeigen die Tendenz ihre Signifikanz zu verfehlen und unter Umständen die Produktivität von Arbeitnehmenden stark einzuschränken. Haben Sie gewusst, dass unproduktive Meetings Unternehmen jährlich 37 Mrd. US Dollar kosten und 24 Mrd. Arbeitsstunden in Anspruch nehmen? Betrachtet man die Datenlagen, erkennt man deutlich, dass die Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden, die in Meetings investiert werden, kritisch zu begutachten sind. Mehr als ein Drittel (36 Prozent) der befragten Arbeitnehmenden geben an, dass sie durchschnittlich in der Woche vier bis sieben Stunden in Terminen verbringen. Weitere 32 Prozent der Befragten teilen mit, dass sie im Durchschnitt sogar sieben bis zehn Stunden in Meetings verbringen. Ein weiterer Teil der Befragten (11 Prozent) bestätigt, dass sie wöchentlich rund zehn bis dreizehn ihrer Arbeitsstunden in Meetings verbringen.  

Basierend auf der aktuellen Faktenlage zur Aufmerksamkeitsspanne während eines Meetings, liefern die Ergebnisse erneut Raum zur Re-Evaluation der Anzahl von Besprechungen. Rund ein Drittel der Befragten (32 Prozent) teilen mit, dass ihre Aufmerksamkeitsspanne nach 30-40 Minuten merklich sinkt. Fast die Hälfte (43 Prozent) der befragten Mitarbeitenden offenbart, dass ihre Aufmerksamkeitsspanne bereits nach 20-30 Minuten in einem Termin stark nachlässt und sie sich leichter ablenken lassen. Lediglich 14 Prozent proklamieren, dass sie sich bis zu 50 Minuten lang gut auf die Inhalte des Meetings konzentrieren können. 

Die daraus resultierende Frage lautet: wieso ist die Produktivität und Effektivität von Besprechungen in vielen Fällen eingeschränkt? Mitarbeiterangeben zur Folge sinkt die Produktivität in Besprechungen deutlich, wenn diese keine präzise Planung oder Struktur aufweisen. Dies führt zu Demotivation bei Arbeitnehmenden und zu einem Aufmerksamkeitsdefizit bei den Teilnehmern. Ein weiterer Grund für eine mangelnde Effektivität in Meetings resultiert darin, dass irrelevante und zu viele Fragen gestellt werden. Dabei geht der Fokus des eigentlichen Meetinginhalts verloren und die Produktivität geht verloren. Auch Unpünktlichkeit hat enorme Auswirkungen auf die Produktivität einer Besprechung und  führt schnell zur Frustrationen bei den Beteiligten.